A migração completa do diploma físico para a versão digital nas universidades, determinada pelo Ministério da Educação (MEC) no final de 2018, teve prazo prorrogado e começa a valer em abril deste ano. 

Porém, muitas universidades já decidiram fazer a mudança por conta dos benefícios que ela oferece tanto para a instituição quanto para seus estudantes. 

A Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho” (UNESP) é uma delas. 

Em abril de 2021, a instituição passou a oferecer o diploma digital para os mais de 35 mil estudantes da graduação. 

A migração do processo físico para o digital reduziu em até 76% o tempo para produção do documento e facilitou a rotina de todos os envolvidos nesse processo.

Para implantar o diploma digital, a UNESP contou com apoio da BRy Tecnologia, empresa catarinense especialista em identificação, formalização e registro digital, que desenvolveu a API usada para garantir a segurança e a eficiência do processo.

Em média, 5,6 mil alunos se formam anualmente na UNESP.

Vitor da Silva Palacios, responsável pelo GTRA da universidade, conta que a busca por tornar a emissão de diplomas mais ágil faz parte dos objetivos da instituição há alguns anos.

Para colocar a mudança em prática, depois de mapear como o processo funcionava em papel e entender como ele podia ser otimizado no modelo digital, a UNESP estabeleceu a infraestrutura de requisitos necessária para começar a emitir diplomas de forma digital e foi em busca de uma empresa parceira para o processo de assinatura digital.

A BRy foi escolhida por atender aos requisitos estabelecidos pela UNESP e por ter o melhor custo-benefício. 

Alguns dos pontos principais, relembra Vitor, eram relacionados “à segurança e aos fluxos de automação”. 

Outro ponto importante para a escolha da solução foi o fato de a BRy oferecer uma API, que pode ser integrada ao sistema de emissão e registro de diplomas da UNESP.  

Com a API da BRy integrada ao sistema da universidade, parte do processo de emissão de diploma já se tornou digital.

A UNESP já trabalha para tornar todo o processo 100% digital, desde a solicitação, passando pela inclusão dos documentos no processo e pela assinatura até chegar nas mãos dos alunos.

Além disso, depois de emitido e registrado, o diploma digital fica armazenado no banco de dados da instituição e pode ser facilmente acessado sempre que necessário, inclusive para a verificação de sua validade.

O diploma digital gerou, além da economia de tempo que pode chegar a 76%, economia de recursos materiais e humanos. 

Com o modelo digital, os custos com itens de papelaria (papel, caneta, etc) e impressões são reduzidos consideravelmente. 

O processo digital também permite otimizar o trabalho dos profissionais envolvidos na emissão de diplomas, permitindo que eles se dediquem a atividades mais estratégicas para a instituição. 

Outro benefício oferecido pela versão digital é o aumento da segurança e da confiabilidade do documento, reduzindo a chance de um diploma ser falsificado, por exemplo.

Vitor da Silva Palacios, responsável pelo GTRA da universidade, comenta:

 “Desde 2001, quando foi divulgada a primeira regulamentação sobre assinatura digital, a UNESP já acreditava que essa tecnologia poderia impactar positivamente o processo de emissão de diplomas". 

"Quando a Portaria nº 330 do Ministério da Educação (MEC) foi publicada, em 2018, a UNESP passou a buscar formas de operacionalizar a mudança da assinatura física para o diploma digital, garantindo a validade e a segurança jurídica necessárias para esse documento”. 

“O diploma digital traz benefícios, tanto para a instituição, quanto para os estudantes. Porém, para que esses benefícios sejam sentidos na prática, é preciso que o processo de migração do físico para o digital seja construído com base na realidade de cada instituição e conte com o apoio de uma equipe com conhecimento técnico para implementar as mudanças". 

"Ter o apoio da BRy foi fundamental para que o processo fosse realizado com sucesso na UNESP, tanto pela eficiência da solução, quanto pelo suporte que a equipe da empresa nos ofereceu”.