A mudança de hábitos causada pela pandemia do coronavírus acelerou a digitalização também no serviço público. 

 A demanda crescente, que exige das prefeituras a modernização de processos, levou a catarinense IPM Sistemas, especializada em sistemas de gestão em nuvem para a administração pública, a criar uma área específica para apoiar gestores na transformação digital de seus municípios.

O time de especialistas atua no diagnóstico e na implementação de projetos em Prefeituras, Câmaras de Vereadores e outras instituições.

Atualmente, há iniciativas em andamento nas catarinenses Pomerode, Indaial, São Bento do Sul, Timbó e Guaramirim, na paranaense Araucária e nas gaúchas Gravataí e Santa Rosa. 

O trabalho parte do mapeamento e inclusão no sistema de gestão usado pelo município de todos os processos administrativos.

Isso permite que os servidores públicos atuem em um mesmo ambiente digital e sigam fluxos pré-definidos no próprio sistema de gestão municipal (Atende.Net). 

No sistema, não será mais necessário o uso de papéis em rotinas como empenhamento, liquidação, pagamentos, compras, departamento de pessoal, citações de interessados e até a cobrança de tributos municipais. 

O resultado é redução de gastos com correio, papéis, impressoras e arquivo morto, além da economia de tempo de servidores.

No município catarinense, que ostenta o título de cidade mais alemã do Brasil, ainda em julho será concluído o projeto de transformação digital que vai garantir a integração dos diversos setores da administração em um único ambiente digital e a tramitação de todos os processos administrativos de forma 100% on line. 

Rodrigo Soares, técnico que atua no projeto em implantação em Pomerode, comenta:

“A tecnologia diminui o retrabalho e organiza e acelera o fluxo. Além disso, o acesso rápido às informações armazenadas pode auxiliar os servidores”.

“As diversas rotinas administrativas serão feitas de forma totalmente digital e sem uso de papel. O cidadão não precisa mais se dirigir ao atendimento presencial para solicitar a segunda via de um alvará de construção ou um habite-se, a inscrição, alteração e baixa de cadastro econômico, entre outros”. 

"Todos esses lançamentos são disponibilizados para o cidadão através do Portal de Autoatendimento da Prefeitura e também por aplicativo de celular, o que gera muita comodidade”.

A plataforma única garante a integração entre os diversos setores da Prefeitura e tem impacto positivo nas rotinas internas". 

“O fluxo de trabalho pré-definido (workflow) possibilita que o próprio sistema defina procedimentos a serem seguidos pelos servidores em diferentes situações”. 

“A ferramenta indica o que é necessário ser feito, o que pode ser importante, por exemplo, quando um colaborador entra em férias e o substituto segue executando as mesmas atividades”.

Gilson Wudtke, Superintendente Financeiro da Prefeitura de Pomerode, diz:

“Serviços rotineiros e simples, como o atendimento a uma consulta que exige a busca de documentos em papel, consumiam horas em deslocamentos e pesquisa em arquivos físicos, agora são feitos em poucos minutos”.

“A decisão pela transformação digital completa da prefeitura de Pomerode ganhou força durante a pandemia, quando ficaram evidentes os benefícios da digitalização dos processos feita pela secretaria de finanças ainda em 2018”. 

“Nem mesmo o lockdown trouxe maiores dificuldades para o trabalho nas áreas de finanças, compras e contabilidade. Como todos os processos já estavam na nuvem, acessíveis de forma remota, não houve descontinuidade”.

“O objetivo final é atender melhor ao cidadão. A digitalização é uma realidade e traz diversos benefícios para as pessoas”. 

"Ela permite encaminhar uma solicitação a qualquer hora, de qualquer dia e de qualquer lugar e gera comodidade. Além disso, garante respostas mais rápidas às demandas”.