SOLUÇÕES

Módulo desenvolvido pela IPM Sistemas ajuda reduzir impressões

25/02/2022 15:45:00

Módulo desenvolvido pela IPM Sistemas ajuda reduzir impressões

Documentos impressos são ícones da burocracia brasileira. 

Necessário para encaminhar todo e qualquer assunto na gestão pública, o documento timbrado e numerado que pula de mesa em mesa à espera de assinatura está com os dias contados. 

A tecnologia substitui o papel e permite a comunicação rápida entre diferentes setores para Memorandos, Ofícios, Circulares e Comunicados, com assinatura digital e compartilhamento dos dados em nuvem, de maneira segura e simples. 

Algumas cidades já apostam na tecnologia para eliminar gastos com impressões e desperdício de papel. 

Em Rio do Sul, a prefeitura trocou os ofícios tradicionais por um sistema de comunicação que funciona integrado ao sistema de gestão do município, oferecido pela catarinense IPM Sistemas, empresa especializada no desenvolvimento de software para gestão pública. 

Em pouco mais de 40 dias, 626 documentos que teriam de ser impressos tiveram trâmite totalmente digital. 

De imediato, houve redução de gastos com transporte de  documentos de  uma secretaria para a outra. 

Também houve diminuição de gastos com impressão e maior velocidade na distribuição das informações e demandas.

Laiana da Silva Ossemer, Diretora Técnica de Administração de Rio do Sul, conta que em alguns casos, um memorando demorava dois dias para chegar a uma secretaria. 

Hoje, assim que o documento é lançado, já fica disponível para o destinatário. 

Também há maior controle e organização.

Como o sistema de memorandos é integrado a um fluxo de trabalho digitalizado (workflow), o acompanhamento acelera as atividades. 

Outra vantagem do uso de software em nuvem para a administração é o trabalho remoto. 

A pandemia de Covid-19 alterou as formas de trabalho e, com um sistema que independe da máquina na prefeitura, os servidores podem dar andamento às suas tarefas de casa, em viagens ou de qualquer lugar com acesso à internet. 

O resultado é mais agilidade no dia a dia e menos burocracia. 

Kananda Mayer, coordenadora de Desenvolvimento de Governo Digital da IPM Sistemas, explica:

“Assim que o servidor envia uma informação, o documento entra em um fluxo que liga todos os setores envolvidos. Cada responsável  assina digitalmente e executa suas tarefas com poucos cliques - e tudo fica disponível em tempo real”. 

"Os gestores conseguem ter as informações sobre quem visualizou o memorando, no dia e horário e, também, quantas vezes ele foi visto”.