É com o Sistema de Gestão de Processos Administrativos da Softplan, pioneira no desenvolvimento de soluções para a gestão pública que há 29 anos atua no mercado de softwares, que o MPSC vem fazendo a Transformação Digital no setor público ser uma realidade.

 

O Sistema está em uso no Órgão há 6 anos e nos últimos meses o uso de processos digitais ganhou força e provocou uma inversão total dos números:

• Janeiro de 2020 – 98% dos processos e documentos eram físicos (em papel)
• Julho de 2020 – 88% dos processos e documentos são digitais

 

Orlando da Silva Baptista, Gerente de Sistemas de Informação do Ministério Público, comenta: 

 

“A Transformação Digital está mudando positivamente as atividades do MPSC de formas que, há algum tempo, seriam improváveis”. 

“O apoio da alta Administração e o engajamento de todos os funcionários estão sendo importantes para superar os desafios enfrentados nesse processo”.

“A Softplan ofereceu um grande apoio ao processo de Transformação Digital do MPSC, prestando o suporte necessário para que o sistema comportasse a demanda requerida pela Instituição”. 

“A empresa reforçou o atendimento às dúvidas e aos questionamentos realizados pelos usuários, fornecendo dessa maneira o ambiente necessário para realização da recapacitação que culminou por viabilizar a Transformação Digital”.

 

Para Baptista, esse movimento pode ser medido por meio de comparações com o modelo de trabalho anterior, como por exemplo:

 

• A ruptura na forma de trabalho com relação à transferência do meio físico para o digital, alteração que demanda grande esforço na quebra de paradigmas e aspectos culturais dentro do MPSC.

• Receio de que os dados pudessem ser perdidos ao usar o processo digital.

• Limpeza e acompanhamento das filas de trabalho.

• Eliminação de planilhas e e-mails paralelos para o controle de processos.

• Falta de conhecimento no uso da ferramenta.

• Processos físicos antigos que deverão ser transformados em digital.

 

Ana Christina da Silva, Coordenadora de Capacitação da Softplan, ressalta:

 

“Um dos pontos considerados cruciais neste momento foi a missão de sensibilizar e recapacitar os servidores do MPSC, o que foi feito em tempo recorde pela nossa equipe de capacitação e também reflete nos resultados positivos que vêm sendo colhidos”. 

“Em 3 encontros virtuais com uma média de 250 servidores participantes, tivemos a certeza de que a recapacitação foi bem recebida e muito bem aproveitada pelos servidores pois houve muita interação, além dos feedbacks extremamente positivos”.

 

Além das videoaulas, foram produzidos diversos artefatos e materiais didáticos que auxiliarão permanentemente os usuários.

As avaliações feitas pelos servidores qualificaram o ciclo de recapacitações com uma média de satisfação geral de 9,1. 

 

Além das ações de recapacitação, o MPSC e a Softplan disponibilizam quatro canais de atendimento aos servidores.

Um deles é formado por uma equipe residente de quatro profissionais que atuam diretamente no Ministério Público. 

 

O Sistema de Gestão de Processos Administrativos oferece funcionalidades que atuam diretamente no desempenho do trabalho administrativo.

Conta hoje com 3.772 usuários ativos de um total de 4.405 servidores do MPSC.

Hoje em dia, mais de 70 atividades administrativas são monitoradas pelo Sistema.

 

Todo esse esforço mostra que o chamado “novo normal” conta com inovação e tecnologia. 

Para Denise da Cunha Keineck, Coordenadora de Planejamento do Ministério Público de Santa Catarina, o processo de Transformação Digital na Instituição irá promover maior eficiência, agilidade e resolutividade das entregas administrativas, além de trazer segurança aos servidores em trabalho remoto. 

Todo esse movimento comprova que a Transformação Digital no setor público é possível e não é um projeto do futuro, mas uma realidade do agora.