Pol�tica de viagens corporativas: o que muda ap�s o Covid 19?

09/04/2020 13:30:00

Pol�tica de viagens corporativas: o que muda ap�s o Covid 19?

Com a epidemia do Coronavírus neste início de 2020, gestores e empresas se sentiram perdidas e sem saber quais ações tomar em relação aos seus colaboradores em viagem. 

A ausência de procedimentos claros relacionadas a imprevistos ou doenças, como as infectocontagiosas forçaram as empresas a criarem estratégias de última hora para lidar com a situação.

Como toda organização é responsável pela segurança de seus funcionários, é importante pensar sobre quais ações tomar em casos de eventualidades. 

O “Duty of Care” (dever de cuidado) é um termo usado internacionalmente que se relaciona à obrigação legal de cuidar de uma pessoa durante a execução de um ato ou trabalho.

Afinal, o que é necessário considerar na gestão de viagens a fim de proteger seus colaboradores e a sua empresa nestas ocasiões de risco? 

 

Para que se possa entender melhor, a TripService, agência especializada em gestão de viagens com unidades em Blumenau e Itajaí, criou um guia com sete passos para orientar as empresas na gestão e no processo de implementação ou ajustes da política de viagens sob a ótica do “Duty of Care”.

 

  1. Entenda o perfil de viagens e viajantes da empresa: Primeiro, é preciso conversar com os colaboradores para ter uma compreensão profunda de como são normalmente as rotinas de viagem da empresa. Essas conversas ajudam a construir uma cultura de transparência e permitem descobrir quaisquer perigos ocultos.

  2. Defina critérios mínimos de segurança para viagens: Nas políticas de viagens é comum encontrar definições quanto a antecedência para compra de passagens, valores limites para hospedagens, itens reembolsáveis, entre outros itens norteadores. É fundamental também incluir orientações que garantam a segurança deste colaborador durante sua viagem. É importante considerar incluir itens como: Obrigatoriedade de contratação de seguro viagem, requisitos mínimos para hospedagem como localização segura,  Wi-fi e apenas estabelecimentos do tipo hotéis, obrigatoriedade de contratação de seguro em locações de carro e centralização de reservas com parceiros homologados. Estes facilitam a localização, a rastreabilidade e podem apoiar em caso de necessidade.

  3. Centralize as informações: Muitas empresas simplificam o processo de viagens aos seus viajantes permitindo que eles se autogerenciem, fazendo reservas em canais e locais que lhe convém. Se por um lado isto facilita a operação das viagens, por outro expõe a empresa e o colaborador a inúmeros riscos. A tecnologia está aí para descentralizar o processo de viagens sem que as empresas percam controle e informações. Aposte em tecnologias que seja possível aliar economia, facilidade, gestão e segurança à empresa e ao colaborador.

  4. Invista em tecnologia: No processo de definição de sistemas de gestão de viagens ou agências parcerias, a dica é optar por aqueles que oferecem recurso simplificado de localização e tracking de passageiros. Ter um mapa onde, seja possível localizar todas as reservas e programações de viagem da empresa é fundamental. Com apoio da tecnologia, o gestor economiza tempo, simplifica as comunicações e concentra recursos nas tarefas mais críticas durante uma emergência.

  5. Mantenha as informações dos colaboradores atualizadas: Como parte da gestão de viagens, é fundamental delinear um processo para manter as informações dos funcionários em todas as plataformas. É bom garantir que as informações de contato dos funcionários e dos viajantes estejam atualizadas e sincronizadas no ERP e no sistema de gestão de viagens, incluindo contato de emergência.

  6. Defina planos de ação: Para se preparar para todas as possíveis situações de crises, é importante ter planos de ação bem definidos para cada tipo de eventualidade. Fazer um feedback após cada viagem é importante para se preparar melhor e responder a grande variedade de situações que seus funcionários podem enfrentar, antecipando problemas futuros e, assim, evitando contratempos e despesas desnecessárias.

  7. Comunique seu plano: Uma boa política de cuidados começa e termina com os funcionários. Certificar-se de que eles sabem que a empresa está comprometida com o bem-estar e que eles são informados das medidas tomadas para protegê-los. Ao compartilhar seu dever de política de cuidados e planos de contingência com os funcionários, é possível melhorar a preparação de emergência de toda a organização e garantir que todos saibam exatamente o que podem esperar da empresa em casos emergenciais. Com um dever abrangente de estratégia de cuidados que se baseia no envolvimento dos funcionários, dados precisos e o uso de tecnologia inovadora, a organização irá além do simples compliance, protegendo verdadeiramente os colaboradores e os negócios quando mais importa.