A revolução tecnológica facilita as rotinas administrativas e contribui para que a gestão priorize atividades mais estratégicas para o crescimento da corporação, desafogando profissionais de trabalhos burocráticos.

Com a área de Recursos Humanos não é diferente, pois o setor vem passando por grandes transformações tecnológicas, mas ainda tem muito a desenvolver nessa área.

Pesquisa recente da consultoria Gartner constatou que 92% dos CEOs admitem a necessidade de digitalização no setor de RH.

Para auxiliar no processo de modernização das empresas, e torná-los cada vez mais estratégicos, a Flex Relacionamentos Inteligentes, empresa que oferece soluções multicanais de relacionamento com os stakeholders, desenvolveu uma plataforma de digitalização de documentos que usa inteligência artificial para reconhecimento e validação de conteúdo.

Chamada de Yaky, a plataforma permite o envio de documentos, como folha de ponto, contratos, comprovantes para reembolso e atestados médicos, pelo Whatsapp, com uma simples foto.

A veracidade da documentação é assegurada por meio de assinatura digital e a armazenagem em nuvem permite que os funcionários acessem os arquivos para consulta.

Todos recebem um token, que permite resolver todas as burocracias digitalmente, sem emissão de papéis.

Na Flex, o projeto foi implementado para aprimorar os processos da empresa e sua performance.

Com o uso do Yaky nas unidades de Santa Catarina e São Paulo, que somam cerca de 12 mil funcionários, a empresa passará a economizar mais de meio milhão de reais por ano somente com armazenagem e impressão de documentos e, em breve, pretende se tornar uma empresa "zero paper". 

“Gastos com impressão e armazenagem aumentam exponencialmente nas empresas, pois os documentos dos funcionários precisam ser arquivados por pelo menos cinco anos, conforme a legislação. E a cada mês o volume de papel que precisa ser guardado só aumenta”, afirma a diretora de RH da Flex, Angela Casali. 

De acordo com Marcelo de Oliveira, diretor responsável por Relações Trabalhistas da Flex, a plataforma trouxe diversos ganhos indiretamente, como o armazenamento de dados estratégicos para o desenvolvimento de políticas de gestão que visam a melhoria da qualidade de vida dos profissionais:

“Outro ponto importante é a percepção do ganho de qualidade no ambiente de trabalho. Nossa meta é melhorar a qualidade de vida e bem-estar dos profissionais, fazendo a diferença na vida das pessoas. O Yaky é uma oportunidade de melhoria constante”.