O setor público, que precisa lidar com muitos processos e burocracias, percebeu que o digital poderia ser um grande parceiro na otimização de tempo, segurança de dados, facilidade de busca, e ainda agilizar o tempo gasto com a inclusão e organização de dados.

“Sistemas em nuvem trazem credibilidade, maior interação com a população e diminui em zero o uso do papel”, afirma Aldo Luiz Mess, sócio-diretor da IPM Sistemas.

A empresa, especializada em sistemas na nuvem para gestão pública, atende prefeituras de todo o Brasil e observa os efeitos positivos da digitalização, entre eles premiações pela transparência nas contas públicas e a abertura de mais processos digitais de maneira mais eficaz.

O sistema de processo digital da IPM permite a emissão de guias de forma facilitada a cada protocolo e a consequente baixa, contabilização em dívida ativa, etc.

Três prefeituras clientes da IPM Sistemas já são referência como prefeitura digital, sendo as cidades de Indaial (SC) e Pinhais (PR) que realizam compras, empenhamento, financeiro e contábil, tudo sem papel, e a cidade de Gravataí (RS), que tem os processos 100% digitais.

Gravataí (RS) já acumula reconhecimentos pelos indicadores fiscais e prêmios por conta da transparência nas contas públicas.

As mudanças internas começaram a acontecer a cerca de seis anos, de acordo com o secretário de administração, Alexsandro Lima Vieira, que foi um dos idealizadores do projeto:

“Quando assumi a Secretaria em 2016, percebi que a ferramenta que a IPM fornecia tinha uma instrumentalidade tamanha que não era explorada, porque ainda haviam pilhas e pilhas de processos em papel cujas informações já estavam no sistema, isso tirava a agilidade do processo porque levava até três dias para esperar o papel chegar. Demandava do protocolo, depois era preciso levá-lo com um carro e, por fim, registrar no livro ou imprimir a folha de protocolo. Foi aí que resolvi começar a mudança”.

A prefeitura começou a analisar quais departamentos poderiam se tornar 100% digitais.

Os processos agora tramitavam apenas no digital e no final era impresso apenas a portaria ou decreto para que pudesse ser assinado.

“Junto à IPM, customizamos o sistema e criamos uma opção para marcar se havia o processo físico ou não. Isso facilitou bastante o trâmite porque os processos digitais começaram a ser mais rápidos que os demais”, conta Alexsandro.

Mas ainda havia a assinatura que obrigava a impressão de um documento, portanto no final de 2016 a IPM desenvolveu o assinador digital dentro do próprio sistema e a partir daí, a prefeitura passou a assinar todos os documentos, portarias e decretos de forma digital, transformando todo o processo em 100% digital.

“Para se ter uma ideia, em 2017 abrimos em torno de 75 mil processos digitais durante o ano. Em outubro de 2018 chegamos a 76 mil processos. A expectativa para 2019 é passar dos 100 mil processos digitais”, revela o secretário de administração de Gravataí.

Em Indaial (SC), o sistema da IPM foi implantado no final de 2017, na Sala do Empreendedor, fazendo com que o cidadão não precise mais ir até a prefeitura para entregar documentos, dando mais agilidade ao processo.

O sistema também foi implantado no setor de RH, gerando economia de papel e agilidade nas informações.

“Agora o próximo passo é a implantação de todo o processo de compra e contábil na forma digital que deve iniciar em abril. Esse processo trata inúmeras vantagens, como a economia de impressão, arquivo, agilidade no processo e mais transparência”, afirma o diretor de informática de Indaial, Paulo Henrique Rodrigues.

Em Pinhais (PR), foi implantado um novo sistema de pagamento. Para o secretário de finanças, José Martins, a experiência tem sido muito benéfica:

“A economia de papel é imensa, em vários setores. Mas a título de exemplificação, para cada processo de pagamento de empenho havia um protocolado físico, que em geral continha em média 20 páginas, e durante o ano se abria mais de 15 mil protocolos dessa espécie. Com o sistema, esse material é todo digitalizado e anexado nas pastas e passa constar como arquivos no formato pdf. Outro fator relevante nesse mesmo exemplo é a ausência do custo de arquivamento e conservação desses protocolados. O arquivamento tradicional está desaparecendo aos poucos”.