Como aprimorar a execu��o e os testes de seus controles internos

07/03/2019 18:00:00

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Como aprimorar a execu��o e os testes de seus controles internos

Os controles internos são um elemento fundamental dentro da Gestão de Riscos de Conformidade

E a correta execução dos controles é fundamental para  reduzir os riscos.

As definições dos controles mudam constantemente devido a novos regulamentos, políticas e padrões. 

Mas os testes dos controles na maioria das vezes continuam a ser um processo  manual, pressionados por prazos.

Os recursos limitados e a pressão por reduções de custos tem levado a Gestão de Riscos de Conformidade a enfrentar um desafio ainda maior para incluir novos requisitos em sua framework de controles e processos.

A abordagem tradicional para testar controles de conformidade oferece poucas oportunidades para agregar valor.

Normalmente resulta em exercício de executar checklists com altos custos fixos, falta de flexibilidade e risco de inconsistência na qualidade.

 

Entendendo os fundamentos

A compreensão dos principais controles de conformidade na organização e também a atribuição de sua responsabilidade é um ponto importante.

Se a responsabilidade for incorporada na estrutura organizacional e alinhada com os processos críticos de negócio, essa framework será mais resistente às mudanças em curso da estrutura organizacional.

Esta deve ser a base da estruturação da gestão de riscos e conformidade dentro da organização.

Só então existirão condições sob as quais a racionalização e a simplificação dos controles podem ocorrer. A automação por fim, será o último passo.

Esta sequência de responsabilidade, racionalização, simplificação e, em seguida, automação, oferece a oportunidade de melhorar a eficácia da gestão e das unidades de negócios.

Ela também ajudará a agilizar os processos subjacentes e a aumentar a conscientização de riscos e controles da organização.

Três alternativas não excludentes no entanto merecem ser apresentadas, com o intuito de promover o aumento da produtividade da execução e dos testes dos controles.

 

1. Testes internos

O teste interno refere-se ao processo de teste de controle mais comum das organizações. Neste caso, alguns níveis são responsáveis pela execução das atividades de controle de conformidade, bem como seus testes. 

Um outro nível é responsável pelo monitoramento independente dos resultados do teste.

Partes externas podem oferecer suporte em relação às atividades de teste com um design mais eficiente e eficaz do processo de teste em diferentes áreas, como governança, descrições de controle, planejamento, descrições de processo e procedimentos operacionais padrão. Isso torna a base para testes e monitoramento mais enxutos e abre o caminho para melhorias como:

  • Otimização de frameworks de controle de conformidade e scripts de teste

  • Consistência na execução de atividades de teste

  • Coordenação e supervisão de atividades de testes em um local central

  • Transferência de conhecimento para o pessoal

  • Melhoria da conscientização sobre riscos e promoção da importância das atividades de teste de controle de conformidade

 

2. Testes como um serviço

Uma alternativa para o aumento do foco e da qualidade em relação às atividades de teste pode ser a implantação de especialistas offshor. 

Uma unidade totalmente dedicada a realizar atividades de teste com a mais alta qualidade e eficiência.

Esses especialistas em testes de controle offshore estão sempre atualizados com os mais recentes requisitos regulamentares e/ou padrões técnicos de todas as regiões do mundo.

Contratar testes como um serviço pode otimizar eficiências, melhorar a consistência e reduzir custos, enquanto os resultados dos testes de alta qualidade permanecem disponíveis ao contratante a qualquer momento por meio de portais online.

O serviço de testes levará a uma equipe de testes de conformidade mais enxuta, mas de outro lado ele requer uma equipe interna com base sólida e totalmente funcional, conhecimento interno de risco e controle suficiente e uma estrutura de governança clara.

 

3. Monitoramento Contínuo dos Controles Internos

A disponibilidade de dados necessários para testar controles aumentou nos últimos anos, oferecendo a possibilidade de atividades automáticas de teste.

Os controles de conformidade geralmente podem ser automatizados por sistemas, mas às vezes essa possibilidade é ignorada pela gestão. 

Trata-se do Monitoramento Contínuo dos Controles (CCM – Continuous Control Monitoring).

O CCM é uma solução que pode ser usada para monitorar controles em uma abordagem focada, inteligente e acionável.

Eventos que diferem da  abordagem de controle acordada são registrados automaticamente e em tempo real.

Usando ferramentas completamente automatizadas, a capacidade interna necessária para testar controles pode ser reduzida significativamente, enquanto a eficácia, velocidade e qualidade das atividades de teste de controle de conformidade são melhoradas.

Além disso, ela reduzirá os “padrões sazonais”, com altos picos de carga de trabalho em relação às atividades de teste de controle

O uso do CCM melhora indiretamente os processos e atividades de negócios. Ele libera a capacidade interna, enquanto a efetividade de custo do teste de controle é aprimorada pela automação.

Os desvios são identificados mais rapidamente, oferecendo a oportunidade de corrigi-los mais rapidamente e, assim, evitando um evento que poderia ter resultado em um incidente.

Usando painéis de controle sofisticados, o gerenciamento é totalmente controlado e uma tomada de decisões mais rápida é facilitada.

Ainda há muito espaço para se evoluir e inovar nessa área de testes e controles internos. Faça uma avaliação interna, opte pela estratégia mais adequada ao seu contexto e busque ajuda tecnológica!

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