Uma empresa precisa ter uma boa gestão financeira para organizar a entrada de recursos e o pagamento das contas.

Porém, muitas companhias têm um fluxo de aprovações de pagamentos muito longo, que demanda que os documentos passem por diversas pessoas dentro de uma hierarquia.

O problema é que muitas vezes esses processos internos são extensos e atrasam a quitação das dívidas.

Isso pode acarretar em multas e juros para a companhia e, em longo prazo, em prejuízo financeiro.

Diante disso, é importante encontrar maneiras eficientes para deixar o processo mais ágil dentro da empresa. Como fazer isso? 

Fluxo de aprovações de pagamentos: como organizar? 

A organização das contas a pagar começa pelo controle das finanças. Sendo assim, a equipe contábil precisa monitorar os seguintes aspectos:

• Conciliação de dados bancários

• integração do sistema da empresa com o do banco

• Verificação dos prazos de pagamentos de todos os documentos para evitar a incidência de juros

• Verificação do saldo disponível na conta

• Emissão de um relatório de todas as contas a pagar

Financeiro: como funciona fluxo de pagamentos?

O fluxo de pagamentos inicia com o registro das contas a pagar.

Sendo assim, com o recebimento da nota a equipe contábil precisa dar entrada no sistema e registrar a data de pagamento.

Muitos softwares do mercado possuem soluções automatizadas para facilitar a busca de informações.

Nesses casos, basta fazer uma busca no sistema sobre as contas a pagar de 1 a 10 do mês de novembro, por exemplo.

O software emitirá um relatório de todas as contas a serem pagas nesse período. 

Depois disso, a equipe financeira pode emitir um relatório de todas as entradas de recursos até a data e fazer uma previsão de saldo bancário. 

Com todas essas informações em mãos será possível solicitar a aprovação do diretor, pois ele terá todos os dados necessários para analisar as finanças da empresa.

Somado a isso, ele poderá aprovar vários pagamentos em uma única vez com base no relatório gerado. 

Para deixar o fluxo de aprovações de pagamentos ainda mais ágil, é recomendável adotar a prática de emissão de relatórios semanais para aprovação da diretoria.

Eficiência: como agilizar o fluxo de aprovações de pagamentos?

Para garantir a eficiência e pontualidade nos pagamentos, a empresa pode utilizar sistemas na versão mobile. Eles disponibilizam os recursos na nuvem e, como consequência, aceleram o processo de aprovação. 

Como isso acontece? Imagine que a equipe contábil gerou um relatório de contas a pagar e o diretor terá reuniões durante o dia inteiro.

Ele pode, durante um intervalo, avaliar as informações pelo smartphone e fazer a aprovação das contas em tempo real.

Além de facilitar as operações do dia a dia, a ferramenta melhora a comunicação entre os setores da empresa, e o diretor consegue acompanhar o crescimento do negócio de qualquer lugar.

Viu como é possível melhorar o fluxo de aprovações de pagamentos da empresa?

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